Di zaman canggih seperti sekarang, semakin banyak orang-orang berkompeten di seluruh penjuru kota, negara, bahkan dunia. Ditambah dengan gaya anak milenial yang lebih senang mengatur hidupnya sendiri dan tidak terikat peraturan kantor selama potensinya disalurkan dan pekerjaannya selesai, bekerja jarak jauh atau remote working sekarang menjadi preferensi. Meski susah, tetapi jika dilakukan dengan benar, memiliki pekerja jarak jauh bisa sangat menghemat banyak uang perusahaan, lho. Yuk, simak cara-cara mengatur pekerja remote di bawah ini.
Komunikasi
Hal yang paling fatal untuk kamu dirikan adalah komunikasi dua arah yang jelas. Ciptakan metode komunikasi ternyaman bagi kedua belah pihak, biasanya komunikasi yang melibatkan visual. Hal ini untuk meminimalisasi salah paham. Misalnya, kamu bisa mengadakan video call atau conference dengan mereka. Saat memberikan brief melalui email, gunakanlah screenshot atau diagram yang relevan agar penerima pesan lebih paham maksudmu. Gunakan fitur group chat saat berdiskusi mengenai pekerjaan secara tim. Yang paling penting, jangan lupakan kehadiran si pekerja remote ini. Biasakan untuk mengobrol beberapa menit dengan pekerja jarak jauhmu setelah meeting virtual selesai.
Mendorong Kolaborasi
Mengingat bahwa semua pekerjamu adalah bagian dari timmu, buatlah sistem manajemen dokumen yang paling efektif untuk berbagi dokumen dan berkas (file). Misalnya, Google Drive dan Dropbox. Saat ini, email sudah termasuk sebagai metode yang usang untuk berbagi dokumen karena sulit untuk diikuti dan tidak mampu menyimpan perubahan secara otomatis. Apalagi, kalau email tersebut tertimbun. Aduh!
Oleh karena itu, sepakati sistem manajemen dokumen dan sistem bekerja kolaboratif yang efektif. Misalnya, dengan menggunakan berbagai aplikasi yang tersedia untuk tim virtual, seperti Slack.
Tentukan Ekspektasi yang Jelas
Seperti bekerja dalam tim non-virtual, pekerjamu butuh mengetahui ekspektasimu terhadap pekerjaan mereka. Oleh karena itu, adakanlah meeting dunia maya setiap minggu untuk mengetahui status pekerjaan mereka. Pastikan mereka tahu apa yang kamu inginkan dari mereka. Tentukanlah juga goals mereka, dan bantu mereka membuat linimasa. Jangan lupa untuk memberi umpan balik mengenai progres mereka, dan adakan proses yang formal untuk meninjau kinerja mereka dalam beberapa kurun waktu. Jika kamu melakukan ini, maka dijamin deh mereka lebih paham kekuatan dan kelemahan mereka, progres yang telah mereka buat, dan tentunya menjadi lebih termotivasi untuk bekerja dengan lebih baik!
Tracking Pekerjaan
Sebagai pemimpin, sebaiknya kamu tidak me-micromanage (alias mengatur semua hal, sekecil apapun) pekerja jarak jauhmu. Namun, bukan berarti kamu melepaskan mereka sendiri begitu saja. Berikanlah fleksibilitas yang mereka inginkan, sambil tetap mengetahui progres kerja mereka. Implementasikan sistem tracking. Misalnya, sepakati jam kerja mereka per hari atau pekan (jika mereka dibayar sesuai jam kerja), kemudian track apakah mereka memenuhi kesepakatan tersebut atau tidak menggunakan time tracking software. Banyak, lho, alat untuk tracking pekerja jarak jauhmu.
Buat Mereka Merasa Jadi Bagian Tim
Mengingat mereka lebih banyak menghabiskan waktu jauh dari perusahaanmu secara fisik, kirim pekerja remote-mu buletin atau newsletter agar mereka mengikuti apa yang terjadi di dalam perusahaan. Tunjukkan bahwa kamu mengingat dan memerhatikan mereka. Jalin hubungan yang nyaman dan coba dekati mereka secara personal. Kamu bisa mengirim kado di hari spesial mereka. Kalau memungkinkan, undang mereka ke kantor pusat sesekali untuk berkumpul sebagai tim. Dengan begitu, mereka merasa menjadi bagian dari lingkaranmu.
Simpulan
Intinya, memiliki pekerja jarak jauh itu sama saja dengan memiliki pekerja jarak dekat. Hanya metode dan cara untuk mengatur merekalah yang berbeda. Namun, baik dekat maupun jauh, pekerjamu sama-sama butuh untuk merasa menjadi bagian dari tim, mengetahui progres, serta mengetahui apa goals pekerjaan mereka. Selamat mencoba!
Referensi: Entrepreneur.com
